CooVox V3 - Guías de Administración

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• Mantenimiento

Introducción

Zycoo V3.2

Guía de Administración de Plataforma - Ver. 1.0b 

 

A continuación, encontrará una breve inducción al uso de su Plataforma PBX recientemente adquirida. Le damos la mas cordial bienvenida y gracias por elegir nuestros servicios de instalación. 

Introducción

Para ingresar a su planta telefónica el equipo de Voxdatacomm le brindara los datos correspondientes para su administración.

1. Vínculo Web (https) de acceso a la plataforma administrativa de la PBX

Ejemplo: https://192.168.1.100

2. Usuario de administración de plataforma
3. Contraseña del usuario

Si aún no cuenta con su usuario y contraseña para administración de la PBX puede solicitarla escribiendo un correo electrónico a soporte@voxdatacomm.com . Si ya tiene un usuario y no recuerda la contraseña solicite la confirmación a la misma dirección de correo electrónico o visite www.voxdatacomm.com para mas información de contacto.

Estado

DashBoard

Nos muestra estadísticas del funcionamiento de nuestra planta Zycoo, en esta podemos observar rendimiento de CPU, uso de MEMORIA, espacio en disco, y USB (si tuviéramos agregada alguna USB).

También en podemos encontrar información básica del sistema y una gráfica  que nos muestra las llamadas en progreso.

 

SwitchBoard

Extensiones:

Aquí podemos monitorear si la extensiones están registradas y funcionando, la interfaz de Zycoo nos muestra si la extension esta registrada, si esta sonando, si esta ocupada, si no esta registrada y si esta en DND (no molestar) 

Trunks:

Aquí podemos ver el estado de nuestra troncales, tanto si son SIP, IAX, E1, Analógicas.

 

Telefonía

Extensiones

Departamentos

Esta herramienta es el sustituto de los grupos de timbrado (Ring Group), con esta herramienta podemos crear un solo numero para marcar de manera estratégica a varias extensiones.

Para crear una departamento primero debemos dar "click" en el botón verde que dice Agregar luego nos mostrara un menú donde podemos especificar qué extensiones pertenecerán a nuestro departamento.

para crear un departamento debemos llenar los siguientes campos:

• Nombre de departamento: donde asignamos un nombre 
• Extension de departamento: donde de manera automática se nos asignara una extension
• Estrategia de timbrado, aquí podemos escoger entre las siguientes estrategias:
  • • • • • • lineal ---> donde sonaran en orden de asignación las extensiones 
            • sonar todas --> donde sonaran todas las extensiones asignadas.
• Destino si no se contesta: aquí podemos agregar otra extension, otro grupo, IVR, Etc... 
• Miembros de departamento: aquí elegimos los miembros de nuestro departamento.

 

Extensiones IP

Esta herramienta nos permite realizar barias gestiones con extensiones, entre ellas serian:

• • • • • • • Agregar Extensiones 
            • Importar extensiones 
            • Exportar extensiones
            • Registrar a base de QR
            • Enviar QR
            • Agregar varias Extensiones
            • Modificar varias Extensiones 

 

Para agregar una extension debemos de dar "click" en el botón de agregar y nos mostrara una ventana donde podremos escoger los parámetros de nuestras extension.

En esta ventana podemos observar varias opciones, a continuación se le mostrara las funciones más básicas de cómo crear una extension.

En al ventana podemos observar 3 opciones, perfil de usuario, características y Avanzado 

Los pasos a seguir son: 

• Definimos el numero de extension(100 - 899) , y el nombre de la extension

  

• Zycoo de manera automática no genera un password, se recomienda dejar este predeterminado sino podemos crear con signos, números y mayusculas                       
• Debemos definir el lenguaje que utilizara nuestra extension, Zycoo V3 ya cuenta con audios pre-cargados de varios idiomas. Se recomienda dejarlo en Español Mexico

  

• Luego debemos especificar los permisos que tendra esta extension eso lo veremos en Dial Permission (ver guia de Outbound control)                                                                                       
• En la ventana de Features podemos darle permisos la extension, como WebPortal (para que la extension sea virtual con el cliente de Zycoo) Grabaciones de llamadas, Password de buzón de voz, entre otras

  

• Las configuraciones de avanzado se recomienda dejarlas como están, ya que vienen pre-configuradas o el equipo de VOXDATACOMM le informara si debemos realizar algún cambio.

 

Control de Entrada / Inbound Control

IVR 

Un IVR es un menú de bienvenida en cual podemos asignar a un numero entrante para que este nos desvíe a extensiones, colas o departamentos.

 

Para crear un IVR debemos cargar previamente nuestro audio de bienvenida en nuestra Biblioteca de Audios. cuando ya tenemos nuestro audio cargado podemos crear un IVR dando "click" en añadir donde nos mostrara una ventana donde podemos configurar lo siguiente:

• Nombre y Número:  Aquí demos darle un nombre a nuestro IVR y definimos un numero de extension para escucharlo desde otra extension.

  

• Archivo de voz: aquí debemos escoger el audio que hemos cargado previamente.

  

• Marcar Extensión y Permiso de discado: Si habilitamos esta opción las personas que llamen podrán marcar de manera directa las extensiones. El permiso de discado esta sujeto a nuestros planes de marcado donde si le definimos uno de estos la personas que llame no solo podra marcar a una extension sino que también podrá realizar llamadas a el exterior "SE RECOMIENDA DEJAR LA OPCION DE EXTENSIONES".

  

• Lenguaje: Debemos definir el lenguaje que la persona escuchara cuando se realicen desvíos.

  

• Eventos: en esta parte agregamos las opciones numericas que nuestro audio le indica al cliente.                                        Ej: marque 1 para ser atendido por una operadora.

  

  Con esto tendríamos creado nuestro IVR.

 

Colas / Queues 

Una cola es una herramienta que nos permite mantener en una fila donde se atienden a las personas según su llamada, si no se tiene agentes disponibles esta les anuncia su posición y un tiempo aproximado de atención.

Para agregar una Cola debemos dar "click" en el botón  de esta manera nos mostrara una ventana que contiene 3 herramientas:

• • Configuración General: Aquí podemos ver los datos generales de la Cola.
  • Configuración Avanzadas: Aquí podemos configurar tiempos que utilizara la Cola.
  • Anuncios: Aquí configuramos el tiempo en el que nos dará los avisos de posición. 

Para agregar una Cola debemos realizar lo siguiente:

• Debemos definir un nombre para nuestra cola y su numero de extension.

  

• Debemos elegir una estrategia de timbrado, continuación le explicamos como funcionan las estrategias de las colas
  • • • • • Timbrar todos ---> todas las extensiones sonaran al mismo tiempo 
          • Menos reciente ---> sonara la extension que lleve mas tiempo sin recibir llamadas
          • Pocas llamadas ---> sonara la extensión que menos llamadas tenga asignadas 
          • Aleatorio ---> sonara cualquier extension
          • RRMemory ---> tomara turnos llamando a cada agente disponible, recordando desde donde dejó de llamar en adelante.
          • Lineal ---> se tomara el orden en el que fueron agregadas las extensiones.
          • respetar orden ---> se respetara el orden en el que fueron agregadas las extensiones sin repetir por cada llamada.
• Debemos agregar los agentes (extensiones) que pertenecerán a esta cola, existen dos tipos de agentes, agentes estáticos y agentes dinámicos. los agentes estáticos son extensiones que siempre estarán a esta cola mientras que los dinámicos se tendrán que loquear a la cola.

  

De las configuraciones Avanzadas se le mostraran las mas importantes:

• Tiempo muerto de agente: escogemos el tiempo que sonara la extensión antes de mandar la llamada a otro agente 
• Información  de tiempo de espera: indica al agente el tiempo que lleva la persona en la cola.
• Ingresar vacío: le permite a la persona que llama entre a la cola cuando no hay agentes disponibles

  

  Anuncio de posición de llamada.
• Anuncia el tiempo de espera, podemos escoger si solo se va a anunciar una vez la posición según el intervalo de tiempo que elegimos, o podemos elegir qué anuncie cada cierto tiempo.

  

 

Condiciones de tiempo

Esta área se divide en 3 herramientas, Dias festivos, Dias de semana y Reglas de tiempo. esto nos sirve para realizar desvíos automáticos según la hora y el día, incluyendo días festivos.

Para crear una regla de tiempo debemos definir primero Días de la semana, para esto debemos dar "click" en el botón el cual nos mostrara una ventana donde podremos agregar nuestras horas hábiles.

Cuando tenemos definido nuestro horario debemos crear nuestra regla de horario, esto lo hacemos dando "click"  en el botón el cual nos mostrara una ventana donde podemos definir las reglas del horario.

Para que nuestra regla funcione debemos realizar lo siguiente:

• Debemos escoger qué Dias de semana se usaran en nuestra regla.
• Horario laboral: aquí escogemos el destino si se hace dentro de las horas que ya definimos.
• Horario no laboral: aquí escogemos el destino si no se hace dentro de las hora que ya definimos.
• Días festivos: aquí escogemos los días festivos si ya los definimos previamente

  

Enrutamiento Directo 

El enrutamiento nos permite darle un destino a los diferentes DID entrantes que vamos a manejar. 

Para agregar un DID debemos dar "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana

                             

Nota: el proveedor debe indicar si la planta va a recibir un +502XXXXXXXX, 502XXXXXXX o XXXXXXXX          

Luego de colocar nuestro DID debemos definir el destino de este DID, donde podemos escoger todas las acciones de Zycoo

De esta manera podemos darle un destino a todos nuestros números

 

Control de salida / Outbound Control 

Líneas:

Las lineas las dividimos por físicas, SIP y IAX, si usted tiene una linea física la puede visualizar y editar en esta parte, si la linea fuera SIP tendremos que realizar un registro, El equipo de VoxDatacomm  se encargara de registrar la troncal con el proveedor.   

Reglas de Marcado

Las reglas de marcado nos funcionan para decirle a los usuario qué numero pueden marcar o por qué linea va a salir al marcar dicho numero.

Para agregar una regla de marcado debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.

 

• Nombre de Regla: Asignamos un nombre para la regla 
• Reglas de tiempo: Podemos agregar una regla de tiempo para que solo se marque cuando se cumpla esta regla 
• Prefijo de marcado: este será un numero que se le enviara al proveedor de telefonía
• Marcar prefijo: podemos asignar un numero que sera marcado antes del numero que se va a marcar
• Patron de discado: aquí definimos los numero que seran marcados para realizar llamadas Zycoo maneja las siguientes parametros de Asterisk donde X = 0 - 9, Z = 1 - 9 y N = 2 - 9 un "." es una cantidad de infinitos (todo lo que venga despues de).
• Al final debemos definir con que linea deseamos realizar esta llamada.

 

 

Permisos de marcado

los permisos nos funcionan para que podamos dar distintos privilegios a distintas extensiones, esto es decir qué podemos decir que ciertas extensiones podrán llamar internacional y otras solo nacionales.

Para agregar un permiso de marcado debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.

En esta ventana podemos definir los permiso que tendrá para marcar y podemos agregar las reglas de marcado que deseamos se cumplan.

Biblioteca de audios

Musica en espera.

Aquí podemos crear carpetas para que estas sean repodridas dónde nosotros lo deseemos.

Anuncio IVR.

En esta parte podemos cargar audios (se recomienda que el formato sea WAV(8KHz, 16Bit, mono), si lo deseamos también  podemos grabar los audios a travez de la planta, esto lo hacemos a travez de una extension y automáticamente el nos guardara el archivo para que nosotros lo asignemos a nuestro IVR.

Otros anuncios personalizados.

Aquí podemos cargar audios para usarlos en Música en Espera (se recomienda que el formato sea WAV(8KHz, 16Bit, mono) luego de cargarlos los podremos agregar a carpetas de música en espera 

 

Funciones avanzadas

Desvío de llamadas

Podemos agregar desvíos para nuestras extensiones si estas se encuentran ocupadas o si deseamos que el desvío se realice a un teléfono directo. Estos desvíos pueden activarse y desactivarse desde el teléfono cuando son directos, si deseamos personalizarlos mas debemos hacerlo desde la web.

Para agregar un desvío debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.

El destino puede ser un numero de teléfono o una extension.

Nota: si definimos un numero de teléfono este nos generara un gusto ya que este tendrá que realizar una llamada para contactar al numero que hemos digitado.

Sígueme / Follow me 

Un follow me es muy similar a una desvió de llamadas, pero con diferencia que a este le podemos decir que realice varios saltos entre extensiones.

Nota: Los saltos solo pueden ser entre extensiones ya que si la llamada sale de la planta ella ya no sabrá reconocer si fue contestada o no y solo realizara el desvió.

Para agregar un follow me debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.

• Primero debemos definir a que extension le deseamos configurar el follow me
• La duración inicial es el tiempo que sonara esta extension antes de empezar a ser desviada
• Para agregar un destino debemos agregar en numero y el tiempo que este sonara antes de ser desviada nuevamente 
• Si deseamos que la llamada regrese a nosotros solo debemos agregar el primer numero "en este caso es la extension 100" al final de la lista 

De esta manera podes habilitar un Follow me 

 

Conferencias

Un cuarto de conferencias es como una reunión de varias llamadas donde tenemos un administrador que el se encarga de mantener el cuarto de conferencia, de expulsar a las personas, y realizar invitaciones, y por el otro lado tenemos a las usuarios que tendrán una contraseña de acceso.  

Zycoo V3  ya incluye 10 Cuartos de conferencias que podemos utilizar, los numero de extension asignados tiene rango de 90 al 99. los cuales si lo deseamos podemos editar.

Para editar un Cuarto de conferencias debemos dar "click"  donde nos mostrara una ventana con las configuraciones de ese cuarto.

El esta ventana vemos parametros básicos como:

• Password de invitado 
• Password de Administrador
• Su permiso de marcado (cuando se necesiten sacar llamadas desde la conferencia)
• Musica de espera 
• Esperar al líder: si habilitamos esta parte, todos los invitados escucharan la música en espera hasta que se conecte el administrador 
• Anunciar llamada
• Grabar Conferencia

Reportes

Registro de llamadas /  Call log

Los registros de llamadas nos permiten saber a qué números llamaron las extensiones y que llamadas fueron asignadas a que extensiones. En esta parte podemos obtener información como:  

• • • Fecha y hora de inicio 
    • Fecha y hora de fin 
    • Quien realizo la llamada 
    • Quien recibió  la llamada
    • Duración de la llamada
    • Por que linea entro o salió la llamada
    • Si uso Pin y que Pin uso 
    • Que tipo de llamada fue
    • Estado de llamada (Contestada, no contestada, ocupada y fallida)
    • La grabación de la llamada

Podemos realizar filtraciones de llamadas para buscar una en especifico, esto lo podemos realizar con ingresando valores según no lo necesitemos. los valore serian los mismo que nos muestra un dato general,

 

Grabaciones de llamadas / Call recordings

Los call recordings son iguales a las registros de llamadas, pero en estos podemos ver registros de cuartos de conferencias y si la llamada fue grabada manual (One Touch Recording).

La búsqueda para un registro de un cuarto de conferencias es más simple ya que solo debemos colocar el numero des este cuarto y la fecha que necesitemos ver.

Mientras que en grabaciones manuales todos los parámetros se conservan iguale.

 

System logs

Es una herramienta que nos ayuda a buscar registros de usuarios y poder monitorear a que hora ingresaron a nuestra planta y con que usuario. también nos permite ver el dato mas relevante que estos hubieran realizado mientras estuvieron conectados. 

 

Aquí se nos mostrara la fecha, la hora, el usuario, la IP y por ultimo su ultima acción.

Mantenimiento

Usuarios

Admin User

Nota: El equipo de VoxDatacomm le entrega el usuario y la contraseña, si usted decide  cambiarla, le sugerimos guardarla en un lugar seguro ya que se le sugiera una contraseña compleja para administrar todos los temas de la planta.

Para cambiar la contraseña de la planta debemos ingresar la contraseña actual luego la contraseña nueva repitiéndola para confirmar que este bien escrita. Al aplicar estos cambios se cerrara la sección y debemos volver a registrarnos 

Usuario Operador 

Un usuario de operado es capas de editar ciertas funciones (no las mas importantes) este usuario es bueno para alguien que solo necesite crear extensiones, monitorear llamadas y ver reportes ya que no puede hacer muchos cambios.

Este usuario ya esta creado, pero podemos modificar su contraseña si así lo deseamos.

Para esto debemos ingresar una nueva contraseña y aceptar.

 

 

 

 

 

Conference Manager 

El usuario de conferencias es una característica nueva de la Version 3.2.0 la cual nos permite administrar los cuartos de conferencia de una manera mas sencilla y desde la web. desde este usuario podemos realizar llamadas, cortar las llamadas, poner en silencio a los invitados y terminar la conferencias.

Con este usuario también podemos cambiar los parámetros de las conferencias.

Si queremos Iniciar un cuarto de conferencias podemos realizar todas las llamas desde la Web y asignar un numero como Líder así podemos realizar cuartos de una manera mas sencilla.

BackUp

Agregar un BackUp es muy sencillo, debemos dar un "click" en y de manera automática tomara un BackUp de configuraciones de nuestra Zycoo.

Para descargarlo solo debemos dar "click" en el botón y este nos descargara un archivo .zc

 

Reboot and Restore 

Nota: Si usted Selecciona Reset, su planta regresara a valores de fabrica.

Si por alguna razón necesitáramos reiniciar la planta debemos dar "click" en el botón  así se reiniciara de manera correcta.