CooVox V3 - Guías rápidas para el Usuario
Guías rápidas de funcionalidades o módulos específicos para la versión CooVox 3.x
- Envío de FAX mediante Portal de Usuario
- Administración de Conferencias en Portal de Usuario
- Portal de Usuario (WebRTC)
- Desvio de llamadas.
- IVR
- Rutas Entrantes
- Condición de Tiempo
Envío de FAX mediante Portal de Usuario
Instrucciones:
- Existen dos formas de dar acceso para el envío de fax: a) entregando el usuario y contraseña a cada usuario o la más recomendada b) crear una extensión con permiso para ingresar al portal WEB (una extension designada para FAX únicamente).
OJO: El permiso que debemos habilitar seria el de Web Portal esto para que el usuario pueda ingresar a la parte WEB de la extension
- Debemos habilitar el permiso para enviar FAX atravez de nuestra planta, esto lo habilitamos en el menú: Outbound Control > Outbound Fax
Se recomienda que aquí se defina un Caller-ID el cual queremos que la PBX muestre al FAX destino como número de devolución de la llamada o FAX.
Si desea probar el fax, en área Test Fax puede elegir el Número destino y enviar un fax de pruebs en el Boton Send.
Nota: se debe seleccionar un plan de marcado (dialplan) que tenga permisos de llamadas salientes sin pin, ya que es la PBX la que realizará la llamada para el envío de FAX y no consultará por pines u otros códigos.
- Lo siguiente es ingresar a la IP de nuestra Planta https://IP. para iniciar sesión en el portal (WebRTC) colocando a) la extension del usuario o b) la extensión que hemos definido como FAX y la contraseña que A o B tienen definidas.
- Al ingresar a nuestro WebRTC nos desplegara una pantalla similar a esta:
- Dentro de esta plataforma debemos de buscar la herramienta de FAX y se mostrará una pantalla similar:
En donde debemos:
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Escribir el Número de FAX destino (incluyendo las reglas de marcado definidas en su entorno), que regularmente son 8 dígitos para nacionales y 00 + Codigo pais + Número para internacionales.
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Seleccionar el archivo en File para adjuntar el documento a enviar, los formatos soportados son JPG, PNG, PDF, TIF y TIFF. O bien, arrastrar el archivo desde un explorador del ordenador.
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Luego Podremos enviar el archivo como FAX y la PBX realizará todo lo necesario para la entrega.
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Nota: Se debe de respetar las reglas de marcado en el ingreso del Número; de preferencia debe consultar con el área de informática de su empresa o con personal técnico.
6. En la pestaña Fax Logs podrá observar que hay una búsqueda para filtrar los FAX que se han enviado desde a) la extensión del usuario o b) desde la extensión definida como FAX.
Para consultas adicionales, puede contactarnos al PBX +502 22788181 o bien a soporte@voxdata.com.gt .
Administración de Conferencias en Portal de Usuario
Instrucciones:
- Debemos crear el usuario de conferencias accediendo a la GUI de la PBX bajo el menú: Maintenance > User > Conference Manager
Nota: el usuario es auto-creado y no puede modificarse, estas son restricciones de la plataforma para evitar conflictos entre usuarios y extensiones, por lo que debe utilizarse el usuario creado por la GUI.
- Una vez creado este usuario, cerramos sesión en el administrador e iniciamos sesión nuevamente en la GUI pero con el usuario de conferencias.Regularmente es https://ip-de-planta
- Al ingresar con este usuario nos mostrara la siguiente ventana:
Aquí se muestran los cuartos de conferencia predeterminados en el sistema.
- ¿Que podemos hacer con el usuario conference?
- Podemos modificar los cuartos de conferencias: Posicionando el cursor y haciendo clic sobre el lapiz al lado derecho de cada cuarto de conferencia.
Nota: Cada cuarto de conferencia es un número asignado por la PBX el cual puede ser marcado por cualquier extensión (si los permisos de marcado lo permiten).
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- Podemos agregar participantes de manera manual a nuestra conferenci
- Haciendo clic en el boton "mas" ( + ) nos mostrara el siguiente cuadro para invitar a participantes mediante una lista o un simple número.
El cuadro nos permite agrear extensiones o numeros de la calle para nuetra conferencia. podemos agregar varios participantes y luego darle clic al botón Play ( > ) y hecho esto la PBX llamará a todas las personas que hemos agregado.
- Haciendo clic en el boton "mas" ( + ) nos mostrara el siguiente cuadro para invitar a participantes mediante una lista o un simple número.
- Podemos agregar participantes de manera manual a nuestra conferenci
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- Cuando tenemos una conferencia activa la planta nos dejara utilizar las herramientas de conferencias:
Bloqueo de conferencia: esto cierra todos los comandos dentro de la conferencia, no se pueden invitar ni agregar más usuarios, tampoco se pueden hacer modificaciones de configuración del cuarto.
Terminar conferencia: Termina la conferencia expulsando a todos los participantes.
Silenciar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite silenciarlo, útil para cuando un usuario está ingresando mucho ruido a la sala de conferencia.
Desilenciar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite que pueda participar nuevamente con su micrófono.
Expulsar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite expulsarlo de la conferencia sin afectar a los demás participantes o a la conferencia en general.
Cualquier duda puede contactar a Soporte Técnico al PBX +502 22788181 o al correo soporte@voxdata.com.gt
Portal de Usuario (WebRTC)
Instrucciones:
Para realizar uso del portal de usuario, mejor denominado como WebRTC es necesario asignar los permisos a cada extensión. De manera predeterminada no tienen habilitada esta funcionalidad.
Para habilitar la funcionalidad debe editar una extensión bajo el menú: Telephony > Extensions
En la opción: Web Portal activarl arrastrando el boton a la posición ON.
Importante: El usuario es el número de extensión, el password es la contraseña SIP asignada a dicha extensión. Se recomienda hacer énfasis a los usuarios en el correcto uso y almacenamiento de dicha contraseña.
Al tener ya los permisos asignados o habilitados en la extensión, debemos iniciar sesión visitando la página web de la PBX: https://ip-de-la-pbx y colocando usuario y contraseña. (ver nota arriba)
Se mostrará un portal como el siguiente:
En donde:
Contacts: permite la adminstración de contactos personales para marcación rápida. Esto aplica solamente a la plataforma Web.
Call log: permite verificar los registros de llamadas entrantes y salientes, para poder devolver la llamada o re-marcar un número.
Voice mail: permite consultar los mensajes de voz enviados a nuestro buzón correspondiente a la extensión. Tomar nota que si el envío del mensaje de voz está configurado para enviarse al buzón de correo electrónico y ser eliminado (es una configuración definida en la PBX) los mensajes de voz no aparecerán aquí.
Fax: permite el envío de FAX a múltiples destinos mediante la carga de archivos PDF o JPG, consulte la guía específica de ésta área para referencia.
Feature Codes: permite verificar cuales son los códigos que debemos marcar para realizar funciones como: desvío de llamadas, consulta de buzón de voz, conferencias, etc. Estos códigos son solo para uso en teléfono o softphone.
Settings: configuraciones generales del usuario con sesión iniciada.
QR Code: código QR del usuario específico para configurar softphone Zycoo en dispositivos o tabletas.
Es importante que cada usuario y contraseña sean almacenados y manipulados con cautela, ya que este portal de usuario permite la generación de llamadas mediante la PSTN configurada en su PBX y puede representar costos. El que este usuario caiga en manos equivocadas representa un riesgo para la empresa. Vox Datacomm, S.A. no se responsabiliza por el uso que puedan dar a dichos usuarios.
Para mayor información puede comunicarse al PBX +502 2278-8181 o al correo electrónico soporte@voxdata.com.gt.
Desvio de llamadas.
Para realizar un desvio de llamada a travez de la PBX es necesario ubicar el menu te Telefonia --> Funciones Avanzadas.
Zycoo cuenta con 3 tipos de desvio de llamadas:
- Desvio Incondicional
- Desvio si esta ocupado
- Desvio si no contesta
Para configurar esta opciones es necesario ubicar el boton de
Al tener este cuadro sera necesario escoger un tipo des desvio de llamada este puede ser segun lo que deseamos realizar.
IMPORTANTE: para el DESTINO, si nosotros marcamos con un prefijo ej: 922781818 el destino tambien debe de llevar este prefijo para poder completar la llamada.
Al tener este dato y haber confirmado nos mostrara un cuadro similar indicando la extension, el numero de teledono a desviar y si esta activo le desvio o no.
IVR
Para configurar nuestro IVR, es necesario ubicar la opción de Telefonia --> Control de Entrantes. En la pestaña de IVR.
Un IVR (Interactive Voice Response o respuesta de voz interactiva) nos sirve para poder indicarle al cliente acciones que puede realizar según se encuentren configuradas.
Para realizar la configuración de nuestro IVR es necesario tener una Audio cargado indicando las opciones que vamos a configurar.
no importa si la opción no está en el audio, el audio es solo para indicarle al cliente que puede marcar.
Para agregar un IVR es necesario ubicar la opción añadir. nos mostrará la siguiente ventana:
Es importante definir las siguientes opciones:
- Nombre: El nombre que llevará nuestro IVR para tener una referencia más clara de cuál es su acción.
- Archivo de Voz: debemos de elegir nuestro archivo de voz previamente cargado
- Marcar Extensiones: le permite al cliente marcar directo a las extensiones EJ: "si conoce el número de extensión márquelo ahora"
- Lenguaje: solo los audios que maneja de manera automática Zycoo se recomienda dejarlo en español
- Número: este es el número interno al que podemos llamar para escuchar o realizar pruebas de IVR
- Permiso de Discado: Esta acción le permite marcar más allá de las extensiones
- Eventos: Los eventos son las acciones que tendrá cada número que deseamos programar.
- Ejemplo: si deseamos que la opción 0 sea la extension de recepcion debemos de realizar el siguiente cambio:
En donde indicamos que herramienta deseamos usar y luego (en este caso) la extensión que deseamos sea el destino
- Para las herramientas se pueden llamar las siguientes herramientas:
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Según las herramientas son las acciones que podemos usar, si la herramienta no fue previamente configurada no podremos verla, adicional a esto si es posible llamar dentro de nuestro IVR a otro IVR y condiciones de tiempo.
- Ejemplo: si deseamos que la opción 0 sea la extension de recepcion debemos de realizar el siguiente cambio:
Al tener estos datos listo y agregados, nos permitirá ser visualizado desde el menú de IVR.
Rutas Entrantes
Las rutas entrantes, son reglas que sigue nuestra Zycoo según el número, troncal o linea Analogica.
Para poder realizar la configuración de nuestra regla de llamada entrante debemos de ubicar Teléfono --> Control de Entrantes --> Rutas Entrantes:
En la venta de Rutas entrantes veremos nombras nuestras troncales o lineas analogicas. Para poder editar nuestra linea analogica es necesario ubicar la línea que deseamos modificar y darle click en opciones:
Al darle un click en opciones nos mostrará una ventana igual a esta:
Donde podremos elegir entre las herramientas de nuestra Zycoo:
Ej: si quisiéramos que las llamadas entrantes se les reproduzca un IVR debemos de elegir el la herramienta IVR y nuestro IVR previamente creado:
Al terminar vemos nuestra linea o troncal con la configuración que hemos creado:
Condición de Tiempo
Una condición de tiempo es una validación de acciones que se pueden regir según hora y dia de la semana .
Con una condición de tiempo es posible realizar un IVR para horario Hábil y un IVR para horario Inhábil.
Para realizar una conducción de tiempo debemos es necesario ubicar el menú teléfono --> Control de Entrada --> Condiciones de tiempo
Para realizar una conducción de tiempo de manera correcta es necesario agregar primero que nada nuestra convicción de "Dias de la Semana" Al añadir nuestro Dia de la semana
En esta condición de tiempo es necesario, agregar dia de la semana, hora de inicio y hora de Fin. es decir que si yo necesitara un horario hábil de lunes a jueves de 8:00AM a 5:00PM y viernes de 8:00Am a 4:00PM mi horario debería de quedar de la siguiente forma:
Luego de tener nuestro horario creado es necesario crear nuestra Regla de tiempo. para esto debemos de añadir una nueva Regla de Tiempo donde nos mostrará una ventana igual a esta:
Donde es necesario validar lo siguiente:
- Nombre: una referencia clara de las acciones de nuestra condición
- Dias de la semana: debemos de seleccionar nuestro horario previamente creado
- Horas laborales: En este caso debemos de elegir la herramienta y el destino Ej: extensión recepción
- Horario no laboral: En este caso debemos de elegir la herramienta y el destino Ej: IVR IVR_Inhabil
En los horario no laborales los todos los horario que no están definidos en la regla de Dias de la semana
Una Regla de tiempo, se puede ser llamada desde un IVR o directamente desde una ruta entrante.