Guía de agente

El acceso se realiza mediante un navegador Web; puede utilizar Chrome o Mozilla.

Previamente se brinda al cliente mediante su encargado de cuenta: un link de acceso, el cual va relacionado directamente a su empresa o negocio. Por ejemplo:  EMPRESA S.A. el vínculo web asignado es: https://empresa.voxdata.chat .  

Se observará un portal como el siguiente:

Se debe ingresar el correo electrónico registrado para el agente. 

Si no se tiene la contraseña deben elegir la opción: Olvidaste tu Contraseña y seguir las instrucciones. 

Una vez ya ingresadas correctamente las credenciales se mostrara la siguiente ventana, en donde podremos visualizar varuis elementos:

Sección de Conversaciones: 

Aquí se observan todos los elementos relacionados a interacción con quienes escriben al Whatsapp corporativo.

Pestaña "Mías": Encontrara las conversaciones que han sido asignadas al agente.

Pestaña "Sin asignar": Son las nuevas conversaciones que han ingresado mas no han sido asignadas a alguien del equipo y por consiguiente no han sido atendidas/respondidas.

Pestaña "Todos": Son todas las conversaciones que están disponibles y que pueden haber sido ya asignadas, resueltas o cerradas.  También se puede visualizar o incluso se puede contestar otras conversaciones del equipo.

 

Panel izquierdo (side bar): 

 

Conversaciones: al presionar muestra las conversaciones, el menú previamente explicado.

Agenda: Muestra los contactos agregados, permite editar algún contacto existente o también agregar uno nuevo.

Ajustes: En esta parte puede agregar las respuestas  predefinidas o también editarlas como aparece en la siguiente imagen.

 

Asignación de Mensajes a un agente:

Al momento en que ingresa un nuevo mensaje, este es asignado directamente a la clasificación "Sin asignar", la cual tiene una pestaña específica.

Se debe se posicionar el cursor del mouse donde aparece la foto de la persona que escribe o el icono del nombre, se selecciona y se mostrara el icono para asignar la conversación a un agente, aparecerá el listado de agentes disponibles para asignar la conversación. 

Se pueden seleccionar múltiples conversaciones y asignarlas al mismo tiempo.

Area de interacción:

Esta es toda el área que nos permite interactuar con un cliente/contacto; en ella existen múltiples opciones, la vista previa es la siguiente:

Responder: Es el cuadro de texto para redactar las respuestas hacia el contacto de whatsapp.  Puede presionar Shift + Enter para escribir párrafos dentro de un solo mensaje. Presionando Enter se envía el mensaje.

Nota Privada: Esta es una referencia interna para que los supervisores u otros agentes sepan alguna información importante del caso o el cliente; pueden colocarse múltiples caracteres aquí; las notas privadas no se enviarán al contacto.

Acciones de la Conversación: nos permite asignar la conversación a un Equipo o a un Agente; la diferencia dependerá de la necesidad al momento de asignación. Aquí también se permite el agregado de Etiquetas a la conversación para una búsqueda fácil o clasificación.

Información de la Conversación: permite agregar atributos a la conversación.

Atributos de Contacto: permite agregar atributos al contacto.

Conversaciones Anteriores: mostrará la conversaciones relacionadas al contacto principal en curso.

Botones:

Permite ver detalles del contacto, editar atributos directos del contacto, combinar información hacia otro contacto (fusión) y también eliminar el contacto.

 

Cierre de una conversación.

Después de haber concretado el caso/consulta/chat se debe de cambiar el estatus a resuelto para que la misma sea archivada.

La conversación se abrirá nuevamente si el remitente vuelve a escribir.

 

Tomar Nota:  una conversación tiene un período de 24 horas para que nos permita dar una respuesta (primer respuesta o seguimiento); una vez transcurridas las 24 horas desde el último mensaje del cliente/contacto WhatsApp NO permitirá el envío de mensajes al contacto.