Inicio de Sesión - Para administrar reuniones/seminarios

Introducción

Esta guía tiene como propósito mostrar las secciones para la creación de una reunión o seminario web mediante la programación según agenda o de forma inmediata (segun sea necesario. Es importante conocer primero las diferencias entre una reunión o un seminario web.

Reunión: es aquel espacio que permite a todos los asistentes interactuar con sus micrófonos y cámaras, también se permite uso del chat y conocer la lista de asistentes.  Sirve para entornos controlados donde se requiere la participación de cada uno de los integrantes. El organizador no tiene control completo sobre quienes pueden participar con micrófonos o cámaras de los asistentes.

Seminario Web: es aque espacio que permite a todos los asistentes visualizar al organizador (si éste comparte su cámara), escuchar su audio (si comparte su audio) y ver el contenido compartido (si comparte su pantalla o una aplicación) en vivo. Los asistentes podrán interactuar con sus micrófonos y cámaras solo si el organizador les permite hacerlo. El organizador tiene control completo sobre quienes pueden participar con cámara y micrófono, o bien, podrá delegar en otros asistentes el privilegio de presentador (el cual puede compartir contenido).

En ambos casos se cuenta con funciones de Levantar la mano, Realizar Preguntas, Utilizar Chat y visualizar Respuestas. Estas funciones se definen al programar el evento y pueden ser modificadas en el camino.

Programación

Para programar una reunión o seminario web debemos de iniciar sesión en el sitio oficial de IPVideoTalk https://account.ipvideotalk.com/login con las credenciales previamente creadas. Ver guía anterior para mayor información.

Importante: Se recomienda que para la programación de una reunión/seminario se utilice una computadora o PC, puesto que permitirá un mayor control sobre la reunión y permitirá compartir una presentación de PowerPoint, un PDF o cualquier otro tipo de material de manera práctica y fácil.

Al iniciar sesión veremos una pantalla como la siguiente:

En el botón verde nombrado como Reunión Ahora + se realizará una reunión inmediata sin programación, esta opción suele utilizarse para alguna reunión de prioridad o de urgencia. Para invitar a los asistentes se puede compartir un vínculo web y enviarlo por Whatsapp, correo electrónico u otro medio.

En el botón azul nombrado como Programar Reunión + se podrá programar una Reunión o un Seminario Web utilizando una agenda o calendario. Las opciones son:

 

Para las diferencias entre Reunión y Seminario web léa la sección Introducción en este mismo documento.

Programar Reunión: nos abrirá una pantalla como la siguiente, donde podemos elegir la fecha y hora de nuestra reunión y otras configuraciones importantes para la misma. Dentro del Plan solo habrá una opción, que es la gratuita, de hasta 50 participantes o invitados. En Asunto puede colocarse un nombre para identificar la reunión o su motivo, los campos Anfitrión se llenarán automáticamente con su información del registro de su cuenta. Debe elegirse en Hora de Inicio la fecha y hora que dará inicio la reunion y la que convocará a los asistentes. En el campo Duración podrá establecerse cuando terminará la reunión de forma automática, en la opción Recurrente se caliendarizara de forma automática esta reunión cada día/semana/mes, etc, según sea indicado. NO se recomienda el uso de contraseñas, esto complicara la asistencia de los invitados.

 

Entre las demas opciones tenemos: Ubicación del Servidor la cual NO se recomienda modificar, dejar la predeterminada y luego las opciones definidas en Control de Asistentes son las que permiten ciertos privilegios a todos los asistentes, estas opciones pueden ser modificadas posteriormente. En la opción Invitados deben colocarse los correos electrónicos de los asistentes para que les llegue la invitación y un recordatorio previo a la reunión, este campo puede dejarse en blanco si se tiene planificado compartir un vinculo web  mediante redes sociales como Whatsapp u otros.

Al hacer clic en el botón Programar realizaremos la programación según los criterios definidos y tendremos un resumen como el siguiente:

Donde aparece la hora y fecha de la próxima reunión y en la parte derecha los botones para comenzar la reunión cuando sea el momento o editar la reunión o bien cancelar la misma. También está la opción Copiar invitación a reunión la cual nos permite obtener el vínculo web para poder compartir en Whatsapp o las redes sociales.

Al copiar invitación a reunión nos abrirá una ventana como la siguiente:

En donde el texto que nos sirve es el siguiente: URL de Reunión: https//meetings.ipvideotalk.com/######## (donde # es el ID único de la reunión).

Podemos copiar solamente ese texto con Ctrl + C o haciendo clic derecho y copiar:

Y listo, con esto tenemos ya programada nuestra reunión/seminario y tenemos el vínculo para empezar a invitar a los asistentes.

Programar Seminario: este proceso es igual al de la reunión, con la diferencia que estarán restringidas algunas opciones para los asistentes tal como se define al inicio (Introducción) en esta guía.

Gracias.